임작가 : 회의를 잘 이끄는 방법 중 클로징과 실전 스킬 5가지를 알아볼까요?
MC오 : 저도 회의 잘하고 싶습니다.!
임작가 : 그래 너도 잘할 수 있어!
MC오 : 갑자기? 반말?(웃음)
임작가 : 나이는 과학이죠! 3부 시작할게요!
Q. 소통을 촉진하는 4 step 중 퍼실리테이션 프로세스 중 '클로징'은 무엇인가요?
[Step4 클로징]
p144 어디에서나 마무리가 중요하다
(클로징에서 해야 할 일)
1) 시간을 연장할 필요가 있는지를 참석자들과 합계 검토하고 결정하기
2) 세션에서 다루었던 내용을 회고하고 공유하기
3) 다음에 무엇을 할 것인가 계획하기 : 누가, 무엇을 언제까지 할 것인가
4) 세션에 얼마나 만족하는가를 설문하기
p147 정시 시작만큼 중요한 정시 종료
(가장 훌륭한 강사는 10분 전에 마치는 강사)
시간이 지연되면 그동안의 재미가 지루함으로 바뀐다.
토론이 길어지면 참석자들에게 타당한 이유를 설명하고 연장 진행에 관한 여부를 물어보아야 한다.
Q. 퍼실리테이션 실전 스킬의 중요한 노하우 5가지만 알려주신다면?
<책에서는 16가지의 노하우를 얘기하고 있습니다만, 임작가가 중요하다고 생각되는 5가지만 소개해 드립니다.>
첫 번째. 경청을 위한 기술: 패러프레이징 <Paraphrasing>
서로 자기 생각만 하느라 남의 말을 놓치는 순간마다 서로를 이어주는 촉진자가 되어야 하며, 그러기 위해서는 반드시 경청이 선행되어야만 한다.
패러프레이징 <Paraphrasing>이란, 다른 사람의 말을 내가 다시 말하는 것을 뜻한다.
예를 들어 누군가 길고 복잡하게, 혹은 작은 목소리로 얘기해서 전체 참석자가 그 사람의 얘기를 잘 알아듣지 못했다고 판단될 때 " ~님께서 하신 말씀은 ~해서 ~하다는 말씀이시죠?" 하고 큰 목소리로 전체 참석자와 발언자에게 다시 한번 지시해주면서 확인시켜주는 것이다.
두 번째. 발언 내용 구조화 하기
참석자들에게 발언자의 얘기를 잘 전달하려면 요약을 해서 모두 알 수 있게 해야 한다. 요약하는 방법은 구조화하여, 발언한 내용의 개수를 나열하는 것이다.
예를 들면, "지금 ~님께서 하신 말씀은 총 세 가지로 요약할 수 있겠군요" 하면서 잠시 숨을 고르는 것이다. 발언자와 참석자가 '세 가지라고, 무엇 무엇이지?'라는 호기심을 가질 수 있을 정도의 뜸을 들인 후 요약해서 제시해 주는 것이다.
이러한 요약방식은 그룹 커뮤니케이션에서 활용하며, 발언자가 하나가 빠졌다고 하면 그것을 넣으면 되고, 틀린 것을 언급했다면 내용을 변경해주면 된다.
주의할 점은 발언자의 얘기를 추상화하거나 편집하지 말아야 한다. 그 의미를 다시 살릴 수 있도록 재구성하는 것이 좋다.
세 번째. 빅 마우스(Big Mouth)를 잡아라
회의시간 내내 지나치게 발언을 독점하거나 고집을 부리는 사람은 큰 문제다. 다른 사람들의 참여 의지를 꺾어놓기 때문이다. 이런 사람을 흔히 '빅 마우스(Big Mouth)라고 부른다. 이런 사람들은 말하면서 생각을 정리하는 경향이 있다.
심각한 빅 마우스가 있다면 발언 횟수나 시간에 재한을 두는 기본규칙을 정하고 시작할 수 있다. 그래도 규칙을 잊고 자꾸 발언을 독점한다면, 부레인라이팅으로 조용히 의견을 적어내게 한다.
그래도 안된다면 "~님 지금까지 좋은 의견 많이 주셨는데, 지금부터는 다른 직원들의 의견을 더 들어보도록 하겠습니다."라는 말로 발언을 차단한다.
네 번째. 참석자와 논쟁하지 말자
퍼실리테이터는 자신의 생각을 참석자들에게 주입하는 사람이 아니다. 회의의 콘텐츠는 오롯이 참석자들 몫일 뿐이며 퍼실리테이터는 진행과정만 관장해야 한다. 그렇게 정해져서가 아니라 그렇게 함으로써 참석자들이 과정에 몰입할 수 있고 주도적으로 논의를 풀어나갈 수 있기 때문이다.
참석자가 무엇을 물었는데 잘 모르겠는가? 그냥 이렇게 되물어 보라.
"어떻게 생각하세요?"
다섯 번째. 마음을 녹이는 한마디
불교 수행법의 하나인 '비파사나'는 화가 나는 감정에 휩싸이지 말고 그 감정을 '보라'고 한다. '아, 내가 지금 화가 났구나'하고 말이다.
또 '비폭력 대화'에서는 숨겨진 욕구를 잘 '관찰'하라고 말한다. 저 사람이 화가 난 데는 어떤 이유가 있는 것일까? 무엇을 원하는 것일까? 그리고 그 욕구를 알아주라고 한다.
위와 같은 가르침처럼 화를 가라앉히는 원리는 의외로 간단한데, 사고가 있었다면 그 사람은 제대로 된 사과를 받고 싶었던 것뿐이다. 그래서 그런 점을 알아주면 그 사람은 화가 가라앉는다.
화가 난 상대방에게 "그렇군요" 또는 "그러시군요" 하면서 마음을 알아주는 것만으로도 반은 풀린다.
자신에게 갈등 관리나 커뮤니테이션 기술이 없다면 "그렇군요, 그렇게 생각하셨군요!"라는 한마디만이라도 해보길 바란다. 단, 어떤 식으로든 조언은 삼가고 공감해주어야 한다.
회의나 워크숍 때 진행자든! 참석자든! 한 번 시도해 보세요!
퍼실리테이터를 읽고 주요 내용을 작성하여 보았습니다. 책을 다시 보면서 또 새로움을 느낍니다. 이런 내용이 있었다는 것을... 글을 쓰면서 다시 정리하게 되고, 정리된 글을 다음에 궁금할 때 또 볼 수 있게 되어서 스스로는 좋게 생각합니다.
처음은 생소하지만 이런 것들도 있구나라고 생각하면서 회의나 워크숍에 참석할 때 진행하는 분들에게 많은 협조를 했으면 좋겠습니다. 또는 회의를 진행해야 한다면 배운 내용의 스킬을 사용하여 좀 더 나은 회의가 될 수 있도록 활용이 되었으면 좋겠습니다.
이 글을 본 이후 조금이라도 다른 시각으로 회의나 워크숍을 대했으면 합니다. 조금이나마 방문하신 분들께 도움이 되었으면 좋겠습니다. 제가 처음 책을 읽을 때의 그 마음이 들었으면...
책터뷰 3부 끝
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